Description du poste
RESPONSABILITÉS
- Participer au suivi des dossiers administratifs portés par les unités (demandes de moyens, enquêtes, règlements et procédures qualité, etc) en accord avec les décisions de la Direction de l'Unité
- Assurer le suivi des publications des laboratoires (QUASAR et HAL)
- Effectuer une veille règlementaire sur ces domaines d'activités
- Participer à l'organisation de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques...) : organisation logistique, et matérielles liées aux évènements (réservation voyage, missions...)
- Appliquer les procédures réglementaires administratives, financières et comptables
- Gestion des ordres de missions
- Travailler en lien avec les services financiers pour tous les demandes d'achat et ordre de mission
- Gérer les opérations financières des équipes : o Procéder aux recherches de prestataires, devis, réservation, missions, services faits.... o Travailler en étroite collaboration avec le Centre de service partagé de CYU pour les bons de commandes et les opérations financières dans SIFAC+
- Réaliser les états financiers pour les équipes
- Vérifier les facturations, classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables.
- Gestion de la Maison SHS et de ses organes de gouvernance (comité de pilotage, conseil scientifique) : convocation,
- Collecte des informations et des données nécessaires à l'élaboration du rapport d'activité scientifique annuel de la MSHS
- Réalisation et mise à jour d'un guide sur les ressources de la MSHS et de l'établissement en matière d'activité scientifique, avec les services concernés (contacts et modalités pour les appels à projets, mobilités, aide au montage de projets, organisation de manifestations scientifiques et grand public, etc.)
- Participation à l'organisation des manifestations scientifiques et grand public. Gestion du budget ; devis ; suivi des commandes et prestations, services faits, etc.
- Accueil et renseignements sur le fonctionnement de la MSHS aux chercheurs permanents et chercheurs invités, aux doctorants et post-doctorants
- Renseignements aux chercheurs sur les ressources proposées par la MSHS et l'établissement en matière d'activité scientifique
- Ces activités correspondent à une participation du/de la gestionnaire à la mise en place de projets communs entre la Maison SHS et les chercheurs, les laboratoires, la BU, la DR, le collège doctoral, le service communication, etc. PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances
- Connaissances du système éducatif, de CY Cergy Paris Université, de l'INSPÉ et des laboratoires
- Connaissance des textes législatifs et règlementaires du domaine
- Bonnes notions en gestion administrative et financière ; Compétences opérationnelles
- Maîtriser les outils bureautiques et informatiques
- Maîtriser les logiciels de gestion métier SIFAC+, CELCAT
- Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et leur exécution
- Savoir hiérarchiser les tâches et savoir organiser son activité en fonction des priorités
- Savoir travailler sur le partage (partage interne du site et intercentre INSPÉ)
- Maîtriser l'orthographe et la rédaction ; savoir faire des synthèses
- Savoir collecter et classer l'information scientifique (publications, manifestations, etc).
- Avoir le sens de la communication et des relations publiques
- Savoir écouter, analyser une demande et transmettre la bonne information.
- Savoir rendre compte, alerter sa hiérarchie et savoir travailler en collaboration avec les équipes pédagogiques et les laboratoires de la Maison de la Recherche des SHS
- Etre rigoureux, ordonné, méthodique et autonome
- Polyvalence et capacité d'adaptation
- Avoir la volonté de se former à de nouveaux logiciels et à mettre à jour ses connaissances Conditions de travail : 📆 Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents contractuels (CDD de 24 mois) 🕰️ 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an 🚇 Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail 🩺 Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15 € / mois 🎓 Politique de formation interne développée 📍 Poste basé sur le campus de Cergy (95) 🌟 Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel Rémunération : • Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie B/TECH)
